En mailsignatur er en blok af tekst, der automatisk tilføjes i slutningen af dine afsendte mails, og som typisk indeholder dit navn, jobtitel, virksomhedens navn, telefonnummer og eventuelt links til sociale medier eller virksomhedens hjemmeside. Den fungerer som et digitalt visitkort, der giver modtageren nødvendige oplysninger om afsenderen, og en veludformet mailsignatur giver et professionelt indtryk samt kan bruges som et brandingværktøj for virksomheder ved at inkludere logo, farver og eventuelt et slogan. Desuden sikrer en konsistent mailsignatur effektiv kommunikation ved at reducere behovet for opfølgende mails. At have en gennemtænkt og velstruktureret mailsignatur er derfor en vigtig del af professionel mailkommunikation.
Mailsignaturen oprettes og udformes typisk i den mailklient, du benytter til at håndtere dine mails, og det kan derfor være nødvendigt at opsætte signaturen flere steder, hvis du eksempelvis både sender mails fra Gigahosts browserbaserede webmail og et mailprogram installeret på din computer. I nedenstående afsnit fokuserer vi på, hvordan man opretter en mailsignatur i henholdsvis webmail og Thunderbird.
Opret en mailsignatur i webmail
For at kunne logge ind og oprette en mailsignatur i Gigahosts browserbaserede mailprogram, webmail, skal du først have oprettet en mailkonto i Gigahost-kontrolcenteret. Klik her for at se en vejledning i, hvordan dette gøres. Herefter er fremgangsmåden følgende:
- Log ind i webmail med din mailadresse og adgangskode.
- Klik på “Indstillinger” i menuen til venstre.
- Vælg “Identiteter”.
- Klik på din mailadresse.
- Du bør nu se en række felter, der definerer din mailkontos identitet. I det nederste felt kan du oprette den signatur, der skal indsættes for alle de mails, der sendes fra den specifikke mailadresse gennem webmail.
Du kan skifte mellem almindelig og formateret tekst ved at klikke på det lille ikon i øverste venstre hjørne. Når du vælger formateret tekst, vil der fremkomme en værktøjslinje, hvorfra der er mulighed for at ændre tekst, farve, indsætte billeder mv.
Opret en mailsignatur i Thunderbird
Før du kan oprette en mailsignatur i Thunderbird, skal du naturligvis først downloade og installere mailprogrammet. Når dette er gjort, bør du opsætte din mailkonto vha. de informationer, du finder i Gigahost-kontrolcenteret under punktet “Adgang” eller her i supportsektionen under punktet “Specifikationer”.
Vi har også en dedikeret vejledning i, hvordan du installerer og opsætter din mailadresse i Thunderbird.
Herfra er fremgangsmåden som følger:
- Åbn Thunderbird.
- Vælg “Kontoindstillinger”, som du bl.a. kan finde ved at klikke på hamburger-menuen oppe i øverste højre hjørne.
- Du bør nu se en række felter, der definerer din mailkontos identitet. I feltet for “Tekstsignatur” kan du definere den ønskede mailsignatur.
- Hvis du ønsker at kunne benytte formateret tekst i mailsignaturen, skal du checke af i “Brug HTML”.
